Bestuur op zoek naar nieuwe secretaris
Hallo Telstarleden!
Tijdens de laatste bestuursvergadering van dit korfbaljaar heb ik aangegeven dat ik wil stoppen met mijn bestuurstaken. Dat betekent dat we op zoek zijn naar een nieuwe secretaris. We hopen een nieuwe enthousiasteling te vinden, daarom hieronder een uitleg wat het betekent om secretaris te zijn.
Wat doet een secretaris?
Als secretaris vorm je samen met de voorzitter en de penningmeester het Dagelijks Bestuur (DB) van Telstar. Het hele bestuur van Telstar bestaat uit het DB en de verschillende commissievoorzitters. De secretaris is het geheugen van de vereniging en zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar taken goed uit kan voeren. Het e-mailadres van de secretaris staat op de website, dus in theorie ben je het eerste aanspreekpunt van de vereniging. Daarnaast houd je je bezig met het beschrijven en verbeteren van processen.
Iedere maand (met uitzondering van de maand juli) kom je als bestuur een keer bij elkaar om te vergaderen. In oktober is dat tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) en twee keer per jaar is zo’n bestuursvergadering open voor alle leden om eens te overleggen met het bestuur.
Als lid van het bestuur van Telstar mag de secretaris meepraten en meebeslissen over de toekomst van Telstar. Zeker de komende jaren kunnen mooie jaren worden voor de vereniging om verschillende redenen. Zo vinden er een aantal vernieuwingen plaats, zijn er meerdere enthousiaste leden die van alles willen organiseren voor de vereniging en is er een nieuwe hoofdsponsor om deze ontwikkelingen financieel kracht bij te zetten. Vooral die enthousiaste leden zullen de komende jaren belangrijk zijn. Als er met hen wordt meegedacht dan kunnen er mooie dingen ontstaan.
Wat houdt het concreet in?
- Je houdt de mailbox van Vier tot vijf dagen per week controleer je de mailbox en stuur je e-mails door of beantwoordt je e-mails. Dat hoeft niet meer dan vijf minuten per dag te duren als je er één keer per week één tot twee uur voor neemt om de e-mails rustig door te kunnen nemen en te verwerken.
- Je bereidt bestuursvergaderingen voor door een agenda bij te houden en rond te sturen. Tijdens de bestuursvergaderingen maak je notulen en achteraf maak je daar een verslag van.
- De Open bestuursvergaderingen verschillen niet veel van een reguliere bestuursvergadering, alleen zijn hier alle leden welkom. Het belangrijkst aan deze vergaderingen is het bij elkaar brengen van leden, bestuur en commissies.
- Voor de ALV houdt je een planning bij zodat iedereen die eraan meewerkt op tijd klaar is met zijn of haar taken. Je zorgt ervoor dat alle stukken voor het Rode Boekje op tijd bij jou zijn zodat je ze kan bundelen. Het Rode Boekje verstuur je bij de uitnodiging naar alle leden. Tijdens de ALV maak je notulen en daar maak je achteraf een verslag van.
- Je houdt de jaaragenda bij. Daarin staan alle bijzondere datums van het korfbaljaar en alle datums van de bestuursvergaderingen.
Als het zo leuk is, waarom stop je zelf dan?
Omdat ik er niet de tijd in kan steken die ik voor m’n gevoel nodig heb om dit goed te doen. Het gaat dan vooral om de procesverbeteringen die hierboven genoemd staan.
De meest simpele oplossing zou zijn om er gewoon meer tijd in te gaan steken, maar dat is waar het aankomt op het maken van keuzes. Ik houd me ook bezig met een project over de landschappelijke geschiedenis van Hoevelaken en dat kan ik niet doen naast secretaris zijn, hoewel ik beiden wel leuk vind. Conclusie is dus dat ik moet kiezen tussen de twee en dan word ik op dit moment enthousiaster van de landschappelijke geschiedenis van Hoevelaken.
Ik hoop dat we snel iemand kunnen vinden, dan kunnen we de taken eerst nog een tijdje samen doen.
Hartelijke groet, ook namens het bestuur,
Max
P.S. Kijk eens op www.ontdekdeplek.nl 🙂
